Jak prowadzić ewidencję na potrzeby ulgi IP BOX
Prowadzenie specjalnej ewidencji na potrzeby ulgi IP BOX jest tak samo zawiłe jak liczenie wskaźnika Nexus.
Ewidencja jest o tyle problematyczna, że nigdzie nie ma wskazanego urzędowego wzoru.
Po co jest ta ewidencja?
Ma – według ustawodawcy – zapewnić ustalenie łącznych przychodów, dochodów oraz kosztów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, oraz wyodrębnienie ich dla każdego kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.
Aby ustalić co ma zawierać ewidencja należy sięgnąć aż w trzy miejsca:
- Ustawa o PIT
Zgodnie z ustawa o PIT ewidencja powinna zawierać:
- wyodrębnienie każdego kwalifikowanego IP (dla programisty będzie to zapewne autorskie prawo do programu komputerowego);
- ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów oraz dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane IP;
- wyodrębnienie kosztów (z litery a, b, c lub d wzoru nexus) przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
- zapisy zapewniające ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
- zapisy zapewniające ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi (albo do tych produktów lub tych usług) – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze (albo w produktach lub usługach), a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.
- Objaśnienia Ministerstwa Finansów
- przepisy nie narzucają konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele preferencji IP Box;
- ewidencję można sporządzać komputerowo w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego oraz comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca;
- ewidencja powinna być prowadzona w sposób należyty i zawierać wszystkie informacje pozwalające ustalić w zeznaniu rocznym osiągnięte przychody, poniesione koszty, dochody, straty, dochody podlegające preferencyjnej 5-procentowej stawce podatku, dochody pozostałe (niepodlegające 5-procentowej stawce PIT).
- ewidencja powinna zawierać zestawienie wszystkich wydatków od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego;
- dodatkowo ewidencję należy sporządzać poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań;
- wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana, natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych miesięcy kalendarzowych.
- Informacje dodatkowe wskazane w wydanych interpretacjach indywidualnych
Według organów podatkowych wydających interpretacje indywidualne brak prowadzenia ewidencji, odrębnej od podatkowej księgi przychodów i rozchodów, skutkuje brakiem możliwości skorzystania z ulgi IP BOX.
Dodatkowo należy:
- prowadzić ewidencję tak, aby w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę: przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%, oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu
- wyodrębniać każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, z których uzyskujesz przychody (przede wszystkim, jaki to rodzaj kwalifikowanego prawa własności intelektualnej i na podstawie jakich przepisów prawa te podlegają ochronie).
Jak widać prowadzenie ewidencji nie jest sprawą prosta dlatego tez warto powierzyć ją profesjonalistom.
